Bevor die Firma GROSSMANN Bau GmbH & Co. KG aus Rosenheim Ihre Lieferdokumentation mit der VESTIGAS Lösung digitalisiert hat, liefen die damit verbundenen Prozesse analog ab. Für jede Lieferung wurden die Lieferscheine in 3-facher Ausführung gedruckt und vom Spediteur zur Baustelle transportiert. Dort wurde die Annahme, Prüfung und Änderung der Lieferung handschriftlich auf dem Papier-Lieferschein samt Durchschlag notiert. Die unterschriebenen Lieferscheine wurden anschließend von der Baustelle ans Büro übergeben, wo sie händisch durch Einscannen digitalisiert und in das DMS-System eingelesen werden mussten. Die Rechnungsprüfung war durch das manuelle Abgleichen der eingescannten Papier-Lieferscheine und der Rechnung sehr aufwendig. Falls dabei Lieferscheine gefehlt haben, mussten diese bei den Polieren oder Lieferanten angefragt werden. Noch frustrierender wurde es, wenn Lieferscheine zum Beispiel durch Kaffeeflecken oder Fußabdrücke unleserlich waren und somit gar nicht mehr geprüft und archiviert werden konnten. Somit konnten Skonto-Fristen nicht immer eingehalten werden oder Rechnungen mussten ohne Nachweis über die eigentliche Leistung auf Verdacht bezahlt werden. Insgesamt haben die hohen manuellen Aufwände, ausgelöst durch Papier-Lieferscheine, bei der GROSSMANN Bau GmbH & Co. KG signifikante Kosten verursacht.
Auf der Suche nach einer Lösung stieß die GROSSMANN Bau GmbH & Co. KG auf VESTIGAS. Um die Anwendung ausgiebig und in der Praxis testen zu können, wurde ein mehrwöchiges Pilot-Projekt durchgeführt. Dieses beinhaltete sowohl den Einsatz der Lösung auf der Baustelle durch Poliere sowie die Unterstützung der kaufmännischen Prozesse durch die automatisierte Rechnungsprüfung. Nach intensiver Evaluation des Pilot-Projektes unter Einbeziehung der Meinungen sämtlicher Nutzergruppen (u.a. Poliere, Bauleitung, Einkauf, Rechnungsprüfung) hat man sich für die Einführung der VESTIGAS Lösung entschieden. In enger Absprache zwischen GROSSMANN Bau und VESTIGAS wurde ein Plan für die Einführung erarbeitet. Dieser beinhaltete vor Ort Schulungen der verschiedenen Nutzergruppen durch VESTIGAS, beispielsweise im Rahmen der Sitzungen von Polieren oder Bauleitung. Im Rahmen dieser Schulungen konnte sogar bei skeptischen Polieren Interesse an der Nutzung der Anwendung geweckt werden, sodass diese im Nachgang der Schulungen bereits mit Wünschen und Vorstellungen, sowie der Motivation direkt starten zu können, auf das VESTIGAS Schulungsteam zugekommen sind. Im Anschluss wurden allen Nutzergruppen zudem ausführliche Schulungsdokumente zur Verfügung gestellt. Darüberhinaus steht das VESTIGAS Support Team den Nutzerinnern und Nutzern bei Fragen stets telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung.
Durch die Einführung der VESTIGAS Lösung bei der Firma GROSSMANN Bau GmbH & Co. KG werden dort keine Papier- oder PDF-Lieferscheine mehr für die Verarbeitung von Lieferungen und Prüfung von Rechnungen benötigt. Sollten beispielsweise für die Dokumentation oder Abrechnung von Bauleistungen Lieferscheine im Papier- oder PDF-Format benötigt werden, können diese einfach über die VESTIGAS Anwendung aus den Lieferdaten erstellt und heruntergeladen werden. Bereits bei der Beladung oder Verwiegung des LKWs werden die Lieferdaten vom Lieferanten an VESTIGAS übertragen.
Von dort werden diese Informationen den relevanten Empfängern (z.B. Poliere, Lageristen, Bauleitung) übersichtlich in den VESTIGAS Anwendungen bereitgestellt. Die Möglichkeit für Poliere, ihre Lieferungen unmittelbar nach der Beladung im Werk direkt in VESTIGAS sehen zu können, konnte einen zunächst noch skeptischen Polier innerhalb der ersten Minuten, in denen er die Anwendung verwendete, überzeugen und begeistern. Der Polier hatte vor der Verwendung von VESTIGAS das Problem, dass er bei Betonbestellungen vom Lieferanten keine zuverlässige Auskunft bekam, welche Lieferungen bereits auf dem Weg zur Baustelle sind. Diese Information sieht er nun transparent in der VESTIGAS Anwendung. Nach Eingang der Lieferungen haben Nutzer dann die Möglichkeit, diese in der VESTIGAS Anwendung einzusehen, zu prüfen, etwaige Änderungen vorzunehmen und die Lieferung schließlich rechtssicher anzunehmen. Die Lieferdaten werden samt Änderungen langfristig von VESTIGAS gespeichert. Sobald ein Lieferant eine Rechnung über diese Lieferungen stellt, wird diese voll automatisiert mit den entsprechenden, im System vorhandenen Lieferdaten geprüft. Anschließend wird die geprüfte Rechnung inklusive Prüfergebnis und -protokoll per E-Mail als PDF an den gewohnten Rechnungseingang der Firma GROSSMANN Bau GmbH & Co. KG zur restlichen Verarbeitung weitergeleitet.
Mit VESTIGAS spart sich die Firma GROSSMANN Bau GmbH & Co. KG die aufwändige, manuelle Prüfung der Rechnung sowie das Suchen oder Anfragen von fehlenden Papier-Lieferscheinen. Die Prüfung, Freigabe und Zahlung von Rechnungen konnte enorm vereinfacht und beschleunigt werden.
Digitale Verarbeitung von Lieferdaten – Kein Ärger & Aufwand mehr mit Papier
Das Sammeln, Digitalisieren und Verarbeiten von Papier-Lieferscheinen entfällt komplett.
Digitale Lieferdokumentation
Jegliche Kommentare, Anpassungen oder Reklamationen einer Lieferung können einfach und digital dokumentiert werden.
Jederzeit den vollen Überblick
Alle Lieferungen inklusive Status sowie umfangreiche Auswertungen und Statistiken können jederzeit und von überall eingesehen werden.
Automatisierte Rechnungsprüfung
Die Rechnungsprüfung wird durch den Abgleich der Liefer- und Rechnungsdaten zuverlässig automatisiert.
Digitales Prüfprotokoll
Jeder geprüften Rechnung ist ein ausführliches Prüfprotokoll angehangen.
Rechtssichere Signaturen
Die Annahme von Lieferungen mit VESTIGAS ist durch elektronische Signaturen absolut rechtssicher.
VESTIGAS – Die Software für die Automatisierung von Lieferdaten.
Pro Lieferschein spart die Software VESTIGAS Kosten von mehreren Euros ein.
Gehören Lieferscheine bald der Vergangenheit an?
VESTIGAS ist das Ergebnis langjähriger Prozessanalysen in der Bauindustrie. Dabei verfolgen wir das Ziel, die Branche durch modernste Technologie voranzubringen. Durch unsere Spezialisierung und umfangreiche Erfahrung sprechen wir Ihre Sprache und wissen genau, welche Anforderungen an eine Softwarelösung gestellt werden.
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